履歴書を返却する義務は法律であるの?企業の責任はいかに!

面接で提出する書類として、もっとも大切ものとは一体なんでしょうか。・・・そうです、履歴書です。転職、就職活動中のかたであれば、履歴書の書きすぎで、「もう履歴書なんて、見たくも書きたくもない。。。」なんて事になったかたもいるのではないでしょうか。

はい、実は私は転職活動でもがいていた当時、寝ているとき、胴体が履歴書になっている、ぬりかべ(by ゲゲゲの鬼太郎)に追っかけられた夢をみたことがあります。。

悲しい顔をする男性

「一生懸命書いた履歴書なんだから、返してよ・・・。」

間違い無しで一発できれいに書けた履歴書!何回も何回も書き直して書いてやっと完成した履歴書!・・・しかし残念ながら不採用に。そしてなぜか返却されない履歴書。。採用されたなら、履歴書はお好きにどうぞ♪となりますが、不採用なのに返してくれないのはなぜか。

履歴書を返却してもらえれば…

  • 写真を次の履歴書に使用することができる!
  • 返却された履歴書を参考にして、新しい履歴書を作成できる!
  • 履歴書のコレクションができる!

最後のは冗談としても、特に証明写真なんかは、結構なお金を払っているので、出来れば次回再利用したいところですよね。

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また個人情報の流出などが心配で返してほしい、といったかたも非常に多いのです。このような応募者の気持ちのなか、履歴書を返却してくれる企業もあれば、返却をしてくれない企業がありますが、一体法律ではどうなっているのか。

うん、出来れば返却してもらいたい書類だけに、気になりますよね。

ということで今回は、履歴書を返却する義務は法律上あるのか?ないのか?また返却されない履歴書はどこにいってしまっているのか・・・。に関してご紹介していきます。

では早速一緒に確認していきましょう。

履歴書の返却義務は法律上あるのか?

履歴書を手渡しする女性

「履歴書の所有権がバトンタッチされていた。。。」

面接に行けば、必ず提出する履歴書ですが、自分以外にももちろん、面接に来ている応募者はたくさんいます。たった一つの席を多くの面接者から採用担当者は、会社の代表として、責任を持って決めるのです。

人気の企業や業種では、一回の募集に対して、300通~500通の履歴書を預かり、面接をして、我が社に相応しい人材を選ぶそう。ここまではごく自然な流れのような気もしますが、ここからが本題。

この多くの履歴書は法律上返却する義務はないのだろうか。この500通もの履歴書が流出してしまったら大変なことになってしまいますよね。

しかし、履歴書は企業側に渡った時点で企業側は1つの権利と1つの義務を保有するのです。

それは…

  • 履歴書の所有権を保有することになる。
  • 個人情報保護の義務を保有することになる。

この大きな2つの責任を企業側が持たなくてはならないのです。

そうなんです、あなたが履歴書を企業側に郵送で送ったり、面接で手渡ししたりして、企業側が書類を受け取った時点で、所有権があなたから企業側に移るのです。もちろん、所有権を得たとしても、同時に個人情報保護の義務が発生するため、大事に扱わなくてはいけないものの、返却する義務は特別ないのです。

とはいったものの、多くの履歴書の所有権を得た企業側は、採用選考の目的で使用する履歴書というわけなので、他の目的で使用すれば罰せられてしまいます。そして採用選考の目的が終わった履歴書を返却出来ないのは、何とも応募者に怪しまれてしまい、会社の信用問題にも関わってきます。

このように、年々個人情報に関して厳しくなっている日本で、個人情報保護法を遵守する上でも、返却して手離したい書類でもあるのに、なぜ返却をしない企業もいるのでしょうか。

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企業側はなぜ履歴書を返却しないのか?

モノクロの電卓

応募者から履歴書を頂いた時点で所有権を得た企業ですが、所有権と同時に個人情報保護法を遵守するという大きなリスクも抱えてしまうことになるのです。ということで、「履歴書は返却してしまったほうがいいのでは?」といった疑問が浮かんできます。

ではここでなぜ企業側が返却をしないのかをお伝えします。

非常にシンプルなのですが…

  • 返却するには切手代がかかるためコストがかかってしまう。。
  • コストと同時に手間や時間、人件費がかかってしまう。。

このような理由がほとんどで返却しないのです。

確かに、300通から500通もの履歴書を返却するのは、非常に多くの『時間』『お金』『人』が必要となってきますよね。採用者を募るのにもお金を有しているのに、募集が終わったあとも費用をかけてしまうのは、何とももったいないということ。

このように、企業側のことも考えてみると、「なるほどね。」と思ったかたも多いのでは。しかし、ここでさらなる疑問が浮かんできます!

返却しない理由は分かったけど、その履歴書はどのように保管しているのか?個人情報だけに、これも気になってしまいますよね。

履歴書の保管方法はどうなっているのか?

セキュリティの鍵

多くの企業では、面接をする際や、履歴書を送る前に、「履歴書はお返しできませんのでご了承くださいませ。」といったアナウンスや、面接を終えた後に、「採用に至らなかった場合には、履歴書は責任を持って破棄させて頂きます。」といったお話しを頂けることと思います。

しかし、これで納得する人もいれば、反対に…

  • 「えっ!返してくれないの?」
  • 「どうやって保管するの?」
  • 「いつ破棄するの?」

なんて疑問が浮かんでくるかたもいるのです。

前もってアナウンスがあれば、少しは安心しますが、何も案内がなくて、返却されない場合には「この会社大丈夫かなぁ??」などと思われてしまい信用問題に発展してしまう恐れもあるのです。

では実際にどのように保管をしているか、について確認していきましょう。

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保管期間後に破棄をする!

まずは一安心できる内容をお伝えします。
履歴書の所有権を持った企業側は厚生労働省から個人情報の書面に関して、「企業側は選考を終えて利用目的が完了したら、破棄または削除をしなければいけない!」といったことが決められているからです。

そのため、企業側は鍵付書庫に保管後に…

  • 一定期間が経過したらシュレッダーで破棄する。
  • 採用決定後にすぐにシュレッダーで破棄をする。

このいずれかによって、基本的にはシュレッダーで個人情報が流出しないようにしっかりと削除するのです。

この一定期間に関しては、会社ごとの決まりを設けていることもありますが、30日、60日、90日…などと特に保管期限に法律で決まりがあるわけではないため、書類が溜まったら破棄をするか、決められた日数を経過したら破棄するか、といったところでしょう。

採用決定後に不採用の履歴書を持っている意味などは特にないという考えや、個人情報の徹底した取り扱いをする上で、基本的にはこのように大事に保管されてすぐに破棄されるのが一般的なのです。

ファイル化して保管する!

個人情報保護によって、履歴書を頂いた企業側はしっかりと保管して、期間が経過したら、まとめて破棄をする会社がほとんどです。しかし中には、破棄をしないで、保管をしている企業もあるのです。

とは言っても応募者からもらった履歴書は個人情報保護法に基づいて破棄をしないといけないので、一定の期間が過ぎたら破棄をします。

しかし、破棄する前に…

  • コピーをする。
  • PDFでファイル化する。

このような会社もあります。

個人情報保護法によって破棄をしなくてはいけないので、しっかり原本は破棄をしますが、コピーやファイル化してその後も保管をする企業もあるのです。「それって、ずるくない・・・?」なんて思うかたもいると思いますが、原本はしっかりと破棄削除しているので、グレーゾーンと言えるでしょう。

ではなぜ企業側はこのようなことまでして履歴書を保管するのか??

コピーまでして保管するのはなぜ?

履歴書を破棄する前に、コピーしたり、ファイル化したりして、その後も保管をする企業も実際にあります。「もしかして、悪用しようとしているのか・・・?」なんて思ってしまうかたもいると思いますが、そんなことをしたら、個人情報に厳しい現代では、企業の信頼が失われて存続の危機に直面してしまうこともありますよね。

それでは履歴書保管の目的はというと…

不採用になった人が再応募した時の確認データとして保管する。

といった目的です。

企業の中には、一度面接で不採用になった人は、再度応募できない!と決めている企業もあります。または、1年以内の応募を禁止としている企業もあります。

応募者はそんな企業の内規のことなど知らずに何回も果敢にチャレンジする人もいるのですが、残念ながら応募書類を確認後、以前の保管データを確認して過去に一回でも応募していた人に対しては、すぐに応募書類を送り返して不採用とする会社もあるのです。

このように、企業側が以前に弊社に応募して不採用になった人ではないか、を確認するために保管している企業が多いのです。

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履歴書を返却してもらうことは可能なのか?

必死にお願いする男性

「履歴書は結構な確率で返してくれる!?」

履歴書を提出して企業が受け取ったら、所有権は企業側に切り替わります。そのため、予め、「応募書類の返却はしておりません。」「弊社で責任を持って破棄をさせて頂きます。」といったことを面接前であっても、面接後であっても告げられていたのであれば、かなりの確率で返却を依頼しても、返してはくれないでしょう。

しかし特に応募書類の行く末に関してのお話しが無ければ、不採用時にすぐに連絡をして、返却の意思を伝えれば結構な確率で返してくれるようです。

所有権は企業側にあるにしても、履歴書のその後についての話しが全くないのにも関わらず、「返却は出来ません。」だと応募者は不信に思ってしまい、企業の信頼を失ってしまう恐れもあります。そのため、返却の意思をすぐに伝えれば返却をしてくれる企業が多いのです。

とは言ったものの…

  • 面接時に返却をお願いしてしまう。。
  • 合否確定前に返却をお願いしてしまう。。

といったように先走って、「不採用時は返却よろしく!!」とお伝えしてしまうと、自身がない人だと思われてしまい、あなたの印象が悪くなってしまうので、気をつけましょう。

返却を依頼するのであれば、必ず不採用が確定したあとに依頼をするのがベストです。

最後に

いかがでしたでしょうか。

今回は、企業側が履歴書を返却する義務は法律上あるのか?ないのか?また返却されない履歴書はどこにいってしまうのか?に関してご紹介してきました。

まず履歴書は企業側に渡った時点で企業側が1つの権利と1つの義務を保有します。

それは…

  • 履歴書の所有権を保有する。
  • 個人情報保護の義務を保有する。

この大きな2つの責任を企業側が持たなくてはならないのです。

このようなことから、企業側は履歴書を大事に扱わなくてはいけないものの、返却する義務というのはないのです。

そして、所有権が企業側に移って、一定期間が経過したら、企業側はシュレッダーで応募書類を破棄します。しかし、中には今後の応募者を特定管理する上で、破棄する前にコピーをしたり、ファイル化する企業もいるのです。

このような場合には、基本的に「履歴書の返却はしません。」というスタンスになりますが、中には履歴書の行く末に関して面接の際に一切触れない企業もあります。そのような企業に関しては、返却をしてくれる可能性が高いため、どうしても履歴書を返してほしい場合には、面接が終わって、不採用が確定した後に、返却の意思を伝えましょうね。

それでは、転職も人生も最高に楽しみましょう♪atsumura

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